(1) Prijavnica je hkrati tudi pogodba. Izpolni jo ponudnik ter dostavi v roku, navedenem za prijavo, organizatorju prireditve. Cene, ki veljajo za sodelovanje na prireditvi, so navedene v prijavnici. S podpisom prijavnice ponudnik sprejema pogoje sodelovanja na prireditvi Sladka Istra 2011. Ob prijavi mora ponudnik navesti, koliko stojnic potrebuje in našteti vso ponudbo, ki jo bo na stojnici ponujal. Ponudnik mora ob prijavi navesti tudi morebitni animacijski oz. drugi program, ki ga namerava izvajati ob stojnici (kuhanje v živo, glasba itd.). Ponudnik ob prijavi navede na katerih natečajih Sladke Istre 2011 bo sodeloval. Sodelovanje na natečaju ni pogoj sodelovanja na stojnicah in obratno. 

(2) Na stojnicah v vsebinskih sklopih od 1 - 4 se ponuja, okuša, predstavlja in prodaja izključno sladke izdelke ter promocijsko gradivo prijavljenega ponudnika. Na komercialnih stojnicah (vsebinski sklop 5) lahko sodelujejo pokrovitelji prireditve, oglaševalci, lokalne turistične organizacije, knjigarne, ki ponujajo knjige z gastronomsko tematiko, ponudniki kuhinjskih pripomočkov in drugih potrebščin namenjenim pripravljanju sladic ter ponudniki drugih, gastronomiji sorodnih dejavnosti. Podrobnosti ponudbe mora ponudnik navesti v prijavnici.

(3) O dodelitvi razstavnega prostora oz. stojnice prijavljenemu ponudniku odloča organizator prireditve. Za vsak dodatek ob stojnici je potrebno pridobiti predhodno soglasje organizatorja prireditve.

(4) Organizator zagotovi vsakemu sodelujočemu ponudniku napeljavo elektrike do stojnice, v kolikor jo ponudnik potrebuje; napis z nazivom ponudnika na stojnici; objavo naziva ponudnika v zloţenki prireditve ter objavo na spletni strani www.sladka-istra.si. Ponudnikom pod vsebinskimi sklopi od 1- 4 pa organizator zagotavlja najmanj 200 kosov servietk, 2 kompleta zađčitnih rokavic, 2 kosa vrečk in souporabo hladilnika. Organizator zagotavlja ponudnikom tudi opremo in storitve naročene z izpolnitvijo prijavnice. Moţni so dodatni individualni dogovori.

(5) Vsi ponudniki morajo s stojnicami ravnati kot dobri gospodarji (poskrbeti morajo, da stojnic ne poškodujejo), skrbeti za red in čistočo na stojnici ter v njeni neposredni bliţini. V kolikor ponudnik pođkoduje stojnico, ni upravičen do vračila varđčine.

(6) Če se prireditev časovno premakne, skrajša, podaljša ali prostorsko preuredi, ponudniki niso upravičeni do povračila škode ali vrnitve vplačane najemnine ter varščine za sodelovanje. Če prireditve ni možno izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila, stavka, drugo), bo organizator vrnil ponudniku že vplačana sredstva za najem stojnice in varščino.

(7) Uporabnina in varščina za uporabo posamezne stojnice, stroške promocijskih storitev in druga vplačila, mora ponudnik poravnati pred prireditvijo po ceni, ki je navedena v prijavnici in sicer, najkasneje do 15. avgsta 2011. Po dostavi podpisane prijavnice organizatorju prireditve, prejme prijavljeni ponudnik račun, ki ga mora v celoti in brez kakršnegakoli odtegljaja poravnati na TRR Zveze kulturnih društev Mestne občine Koper (soorganizator prireditve) do zgoraj navedenega datuma.

(8) Varščina se ponudniku vrne ob upoštevanju vseh navedenih pogojev: a) prisotnost ponudnika ves čas prireditve (oba dneva prireditve in sicer od njenega začetka, do zaključka);  b) ponudnik vrne najeto stojnico nepoškodovano; c) ponudniki stojnic od 1 - 4 pa tudi če oddajo organizatorju najmanj 200 degustacijskih kuponov.

(9) Organizator prireditve ima ob prijavi pravico zahtevati od ponudnika: a) obrtno dovoljenje oziroma registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti; b) ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inđpektorata, ker bo ponudnik na prireditvi opravljal promet z ţivili in s predmeti splođne rabe, degustacije ţivil ali demonstracijo predmetov splođne rabe oz. gostinsko dejavnost. Organizator prireditve ima pravico odpovedati sodelovanje ponudnika na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov. Organizator ne odgovarja za kazni, ki jih prejmejo ponudniki s strani pristojnih organov v nobenem primeru, zato morajo ponudniki na stojnicah razpolagati z vsemi ustreznimi in veljavnimi dovoljenji za opravljanje prodaje in drugih vsebin v okviru najete stojnice.

(10) Ponudnik, ki za svojo dejavnost na prireditvenem prostoru uporablja grelna telesa in ostale električne naprave (kuhalniki, gospodinjski aparati, hladilniki itd.) ali uporablja odprti ogenj, mora pred pričetkom prireditve dobiti pisno soglasje organizatorja.

Ponudnik, sodelujoči na prireditvi se za vse spremembe obveže pridobiti soglasje organizatorja. Za soglasje organizatorja lahko sodelujoči zaprosi pisno na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Če ga želite videti, omogočite Javascript. ali ustno na tel.  številko: +386 (0)5 6646 242.

(12) Ponudnik, ki bo sodeloval na enem izmed treh natečajev Sladke Istre 2011, mora dodatno upoštevati dodatne pogoje sodelovanja posameznega natečaja, ki so navedena v posebnem pravilniku, za vsak natečaj posebej. Prijava s prijavnico ni zavezujoča za sodelovanje na natečajih. Sodelovanje na natečaju lahko ponudnik odpove naknadno, po prejemu dodatnih pogojev sodelovanja na natečajih.

(13) Organizator prireditve in ponudnik bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Kopru.

DODATNI POGOJI SODELOVANJA ZA PONUDNIKE, KI SODELUJEJO NA VSEBINSKIH STOJNICAH OD 1 - 4 (SLADKA ISTRA, SLADKA SLOVENIJA, SLADKI SVET, ULICA SLADKEGA ZDRAVJA)

(14) Ponudnik se s sodelovanjem na stojnicah zaveže, da bo na stojnicah ponujal/prodajal sladke izdelke na najmanj 2 različna načina: a) kot degustacijo sladkih izdelkov, s ponudbo najmanj TREH različnih vrst sladkih izdelkov, ki jih obiskovalcem prireditve ponuja IZKLJUČNO v zameno za EN degustacijski kupon (nikakor ne za dva, tri ali več degustacijskih kuponov), ki jih obiskovalci prireditve lahko kupijo na posebnih blagajnah oz. INFO točkah v bliþini stojnic; b) kot ponudbo splošne prodaje sladkih izdelkov (kos sladice, kg sladice, steklenica sladkega soka itd.). Prodaja večje količine in posameznih kosov sladic in drugih sladkih izdelkov se ne izvaja z degustacijskimi kuponi, temveč je v domeni posameznega ponudnika z izstavljanjem ustreznih dokazil (računi, potrdila o plačilu itd.).

(15) Zaželeno je, da ponudnik ponuja obiskovalcem tudi večje količine posameznih sladkih izdelkov. Za to ponudbo mora imeti ustrezno embalažo (škatla, manjši paket, zavitek, vrečka, steklenica itd.). Vrednosti posameznih sladkih izdelkov, ki jih ponudnik prodaja obiskovalcem, izven ponudbe z degustacijskimi kuponi, morajo biti označene na vidnem mestu na stojnici (objavljen CENIK).

(16) Vrednost enega degustacijskega kupona je 0,50 € (ddv je vključen). Za en degustacijski kupon je ponudnik na stojnici dolžan obiskovalcu prireditve dati v zameno en degustacijski sladki izdelek. Nazivi le teh morajo biti na stojnici JASNO navedeni. V kolikor ponudnik ne zagotavlja najmanj treh različnih sladkih izdelkov, ni upravičen do sodelovanja na stojnicah prireditve.

(17) Prodajo degustacijskih kuponov izvaja Zveza kulturnih društev Mestne Občine Koper (soorganizatorji prireditve). Za vsak zbran degustacijski kupon so ponudniki upravičeni do povračila stroškov v višini 0,40 € (DDV je vključen)/na prejet degustacijski kupon. Preostala sredstva se nameni kritju stroškov prireditve (izvedba prodaje degustacijskih kuponov in informiranja, nakup servietk, rokavic, izdelava napisov in za izdelavo drugega promocijskega materiala itd.).

(18) Povračila stroškov se izvedejo na podlagi izstavljenega računa s strani posameznega ponudnika Zvezi kulturnih društev MOK in zapisnika o prejetju vrnjenih degustacijskih kuponov podpisanega s strani ponudnika (ki je kupone dostavil) in enega izmed organizatorjev prireditve (ki je kupone preštel in prejel). Plačilo se lahko izvede tudi na koncu prireditve z blagajniškim izdatkom.